Guida tascabile per migliorare i servizi e i corsi della tua scuola privata

Introduzione

Che tu sia una scuola di inglese, una scuola di formazione o qualunque altro tipo di scuola privata sarai certamente consapevole che ogni anno la quantità di concorrenti e di servizi offerti sia on line che sul territorio si amplia costantemente. Per essere competitivi non ci si può esimere dalla necessità di ripensare ogni anno corsi, servizi accessori, modalità di fruizione dei corsi, orari, docenti e nuovi prodotti e servizi da lanciare.

In questa guida troverai alcuni spunti utili per ripensare i tuoi corsi e i servizi della tua scuola in modo strategico e concorrenziale.

1. Analizza i bisogni dei tuoi studenti e del tuo target

Molto spesso diamo per scontato di conoscere i bisogni del nostro target.
Magari abbiamo una scuola di lingue o una scuola di danza, o ancora una scuola privata che eroga corsi di formazione professionale da moltissimi anni: è assolutamente fisiologico credere di conoscere i nostri clienti e le loro esigenze, ma è altrettanto rischioso in termini di business non porsi in una condizione di ascolto nell’ottica di intercettare eventuali nuovi bisogni che ci permettano di innovare corsi, servizi e modalità in cui vengono erogati e gestiti.
I consueti feed back form/questionari di fine corso per valutare il grado di soddisfazione dei nostri studenti non sono sufficienti perché per definizione ci restituiscono un risultato parziale, che fotografa solo un istante, quello in cui l’utente compila il modulo, spesso di fretta, senza alcuna intenzione propositiva e costruttiva.

È necessario attivare un’analisi multicanale che ci permetta di raccogliere dati durante l’intera durata del corso.

Come?
Può sembrare banale ma è fondamentale coinvolgere i docenti in questo processo di raccolta informazioni. Il docente è colui che instaura una relazione più profonda con lo studente e che sviluppa un legame di fiducia. Invitare i docenti a porre durante le lezioni in corso d’anno domande su prospettive, interessi ed esigenze è una chiave fondamentale per raccogliere informazioni reali e utili per ottimizzare i nostri servizi. È evidente che tutte le informazioni devono essere scritte, organizzate sistematicamente per poi essere fruite come dati aggregati in un secondo momento.

Un’altra possibilità è organizzare dei focus group con piccoli gruppi di studenti o di genitori (nel caso in cui per esempio si tratti di una scuola d’infanzia privata o di una scuola di inglese per bambini), per fare un’intervista guidata o un brain-storming per renderli protagonisti e coinvolgerli attivamente, quasi come co-creator, nella creazione di nuovi corsi, prodotti e servizi per la tua scuola. Per incentivare la partecipazione può essere utile offrire un vantaggio, in cambio del tempo messo a disposizione (ad esempio uno sconto o una lezione gratuita).

2. Coinvolgi dipendenti, collaboratori, docenti

I dati sui clienti e studenti, opportunamente raccolti in modo organico in un foglio di calcolo o meglio, attraverso il tuo software gestionale, sono un ottimo punto di partenza per effettuare delle analisi strategiche. Ma non bastano!

Le idee possono (anzi devono) arrivare dal tuo team di lavoro. Coinvolgi il tuo staff in riunioni per definire cosa funziona, cosa no, punti di forza, debolezza, opportunità e minacce e costruisci insieme a loro le nuove idee.

A questo proposito può esserti molto utile un articolo sul design thinking che abbiamo pubblicato sul nostro blog e che illustra un metodo di lavoro per sviluppare idee creative coinvolgendo tutto lo staff, al di là dei singoli ruoli e funzioni.

3. Analizza i risultati delle campagne promozionali della tua scuola

Hai una newsletter? Hai dei canali social? Invii dei messaggi ai tuoi studenti per tenerli aggiornati? Ricorda che è fondamentale analizzare le performance di ogni campagna, i cui dati devono essere raccolti e gestiti in modo logico e che permetta di fare confronti tra una campagna e l’altra e tra diversi corsi, anni scolastici e così via. Incrociare i dati raccolti dalle attività on line insieme a quanto riscontrato nei primi due punti della guida ti permetterà di avere una visione più chiara e diciamo così, scientifica, delle esigenze dei tuoi clienti. Ma non basta ancora!

4. Osserva la concorrenza della tua scuola privata

Ogni scuola privata, che sia una scuola in presenza o che eroghi corsi esclusivamente in modalità digitale, ha dei concorrenti. Probabilmente tanti. È necessario identificare un minimo di tre concorrenti (che abbiano il nostro stesso target) da monitorare nel tempo per comprendere questi aspetti, sfruttando tutti i canali informativi a nostra disposizione:

• Tipologie di corsi e modalità/tempistiche in cui vengono erogati
• Approccio alla comunicazione (sito web, tono di voce, canali social etc.) e dati
• Servizi connessi ai corsi

Quest’ultimo aspetto è fondamentale, perché spesso corsi simili all’interno di scuole altrettanto simili nascondono molte diversità che fanno a capo all’organizzazione della scuola stessa e che possono fare la differenza sul piano della competitività.

Ad esempio: i tuoi concorrenti inviano automaticamente mail e messaggi per solleciti, avvisi, date d’esame? Dispongono di un’area privata per permettere agli studenti di verificare calendario, iscrizioni e presenze, servizi attivi, votazioni, documentazioni delle lezioni e stato dei pagamenti?

Porsi domande come queste è fondamentale per entrare nell’ottica che nell’era digitale non è solo la qualità didattica del corso e la qualità del docente a costituire un elemento di successo per attrarre nuovi studenti. Oggi conta anche dare una “user experience” ottimale. I tuoi utenti devono trovare le informazioni in modo immediato e intuitivo, devono avere accesso in modo semplice a ciò che gli è utile, devono poter avere assistenza immediata ed efficiente… le variabili che influenzano la UX sono moltissime. Ecco perchè diventa fondamentale coinvolgere nei brainstorming tutti i membri del team della tua scuola, compreso personale amministrativo e organizzativo.

L’innovazione può essere fatta a tutti i livelli e impatta significativamente sulla qualità del tuo corso e del servizio finale percepito dal cliente.

5. Esplora i trend intorno a te

Se hai una scuola sarai iscritto a varie newsletter e leggerai siti web riviste, blog dedicati a questo settore. Restare informati è essenziale, ma attenzione a variare le fonti da cui si traggono informazioni, ad aumentare la propria rete di contenuti da leggere, altrimenti il rischio è avere una visione parziale di ciò che accade sul mercato. Un consiglio utile è quello di esplorare trend anche all’estero per avere una visione più completa di ciò che ruota intorno al settore delle scuole e trarre eventuali spunti di riflessione per innovare prodotti e servizi all’interno della nostra scuola privata!