I 6 Step per organizzare con successo i corsi della tua scuola o del tuo ente di formazione

Programmare i corsi di una scuola: un lavoro tra arte e scienza

Che tu sia una piccola scuola privata (corsi per adulti, scuola di inglese, asilo nido e scuole materne, corsi di danza, corsi di musica, etc.) o una struttura che eroga servizi multidisciplinari (ente di formazione, scuola con corsi di formazione professionale, corsi serali, etc.) la programmazione dei corsi e dei servizi erogati, nonchè l’organizzazione delle risorse, è indubbiamente l’attività più rilevante e più articolata della tua scuola o organizzazione.

Possiamo affermare, senza paura di sbagliare, che con molta probabilità sarà anche l’attività più time-consuming!

La creazione di calendari e la pianificazione di attività è spesso considerata più un'arte che una scienza e chi si è trovato a dover attuare voli pindarici per soddisfare le necessità di tempo, spazio e disponibilità delle risorse di una scuola, un’azienda o un’organizzazione, sa che effettivamente è così.

Produrre un calendario di corsi o attività, ossia creare una pianificazione, gestendo un numero mutevole di variabili (personale docente, aule, disponibilità orarie, attività, ecc.), è di fatto un compito complesso, che richiede precisione e una buona dose di pazienza. Tuttavia, oltre alla pazienza, per ottenere buoni risultati, puoi ricorrere all’ausilio di due validi strumenti:

• un metodo di approccio alla pianificazione dei corsi e delle attività scolastiche adatto alla tua realtà organizzativa;
• uno strumento, un software gestionale per scuole e corsi di formazione come Bit on Cloud, che ti sia di aiuto nel semplificare il più possibile il compito.

Step 1: definisci con precisione le attività da pianificare per realizzare i tuoi corsi

Prendi un foglio ed elenca ogni attività di lavoro che devi inserire in calendario. Poi, per ogni attività che hai inserito in elenco, specifica ulteriormente quali azioni o attività propedeutiche o di corredo, sono necessarie per svolgere al meglio l’attività principale. Ad esempio, se la tua attività principale in calendario è "l’avvio di un nuovo corso", le tue attività aggiuntive di pianificazione potrebbero includere "preparare il materiale didattico", "predisporre l’aula", “stampare le dispense” “incontrare gli insegnanti” e così via.

Step 2: metti in sequenza le attività utili alla pianificazione del tuo corso

Pensa a quando le tue maestre delle elementari ti davano una serie di immagini disordinate, e tu dovevi ordinarle scoprendo la sequenza logica. Dovevi decidere quale immagine rappresentasse la 1, la 2 e così via. Questo è esattamente ciò che devi fare nello step 2. Quando il tuo elenco è suddiviso in due livelli, riorganizza la corretta sequenza di ogni attività in elenco, in base a quando devono avvenire.

Questo passaggio è fondamentale per trovare il legame temporale e gerarchico tra le attività per capire come ognuna sia correlata alle altre.

Per esempio, se hai una scuola di formazione professionale che eroga corsi on line e in presenza dovrai dapprima definire i corsi da avviare, verificare poi se ciascun corso è on line o in presenza, definire gli orari e docenti relativi evitando sovrapposizioni, definire le aule, l’attrezzatura, i materiali didattici, etc. 

Step 3: individua le risorse necessarie alla pianificazione del corso o della tua classe

Il terzo passaggio prevede l’individuazione delle risorse necessarie per realizzare ciascuna attività. Ciò include:

• la stima delle risorse di personale necessarie, le risorse logistiche e le attrezzature
• l'individuazione dei collaboratori, docenti, responsabili e incaricati
• il censimento di aule, locali, sale a disposizione.

Fase 4: stima la durata di ogni attività

Questo passaggio richiede che tu e il tuo team analizziate quanto tempo assegnare a ogni attività perché sia svolta e portata a termine in modo corretto, efficace e senza sprechi di tempo.

Per fare queste stime avete a disposizione vari metodi:

• Esperienza: conferendo con qualcuno che ha familiarità o esperienza in ciò che serve per svolgere l’attività, che l’ha già organizzata e svolta più volte in passato (docenti, colleghi etc.);
• Analogia: esaminando progetti o corsi simili già svolti all’interno dell’ente di formazione o della scuola in passato (per esempio, se siete una scuola per adulti e decidete di organizzare un corso di cake design per l’anno corrente, potete confrontarlo con un corso simile organizzato in precedenza, ad esempio un corso di pasticceria o un corso di cucina);
• Stima parametrica: dimensionando l’attività da svolgere attraverso una stima delle varie azioni necessarie per portare a termine l’attività. Ad esempio, se sai che ci vogliono in media 10 minuti per ripassare l’ultimo argomento affrontato nella lezione precedente, + 40 minuti per la spiegazione del nuovo argomento e 10 minuti di question time, è possibile utilizzare la stima parametrica per indicare come durata minima 60 minuti per una lezione esaustiva.

Step 5: crea il calendario dei corsi

Questo è il passaggio finale e l’obiettivo di tutto il processo. In questa fase la sequenza, le risorse necessarie e la durata di ciascuna attività vengono utilizzate per ottimizzare la pianificazione complessiva del progetto e ottenere il calendario del tuo corso.

Uno strumento software come Bit on Cloud, che includa più metodi di elaborazione delle variabili presenti, può essere di grande aiuto per ottimizzare il processo in modo da renderlo efficace, senza sprechi di tempo per chi organizza e per i docenti.

Step 6: monitora e controlla la pianificazione delle attività e dei corsi

Come si suol dire ‘ultimo ma non meno importante’. Il passaggio finale è il monitoraggio e il controllo della pianificazione creata.

Questo passaggio deve essere effettuato per tutta la durata del corso e avrà come obiettivi principali:

• controllare lo stato di avanzamento delle attività e assicurare che i risultati ottenuti siano in linea con la pianificazione creata;
• gestire le modifiche alla programmazione sopraggiunte strada facendo per nuove variabili inserite o per modifica delle variabili esistenti (malattie, ferie, cambi di disponibilità oraria, ecc.);
• ottenere una base statistica e feed back indispensabili per gestire e creare le nuove programmazioni future.

Anche in questa fase di controllo finale della pianificazione può essere utile il supporto di un software gestionale per le scuole come Bit on Cloud che preveda la creazione di report sullo stato di avanzamento, sistemi di controllo delle modifiche al calendario, gestione delle prestazioni e analisi della varianza. Se vuoi approfondire le funzionalità del software a questa pagina.

Pronti per la pianificazione dei vostri corsi?

Seguite queste semplici regole e la programmazione dell’attività sarà molto più veloce ed efficace! Se pensate che uno strumento come Bit on Cloud scuole possa aiutarvi contattateci per una demo!