Guida ai soft skill: gestire un gruppo di lavoro in modo efficace e vincente

Gestire un team di lavoro efficace: le domande indispensabili

Tra i soft skill più importanti in area manageriale è la capacità dei manager e degli imprenditori di dirigere un team di lavoro. Rientrano in questo ambito la leadership e il carisma, qualità fondamentali per i manager del XXI secolo.

Quando si gestisce un gruppo di lavoro, un team di un’azienda già avviata o ancora di più quando si avvia una start up ci si confronta costantemente con domande come: Chi fa cosa? Come raggruppiamo questa attività? Come possiamo aiutare le persone a capire il proprio ruolo in relazione agli altri membri del team, ai colleghi e alla struttura organizzativa?

Non esiste una organizzazione ideale: il ruolo dei manager per rendere un team efficace, affiatato e competitivo

Quando le scuole e le aziende ci chiedono: riusciremo ad adattarci alla modalità di lavoro e funzionamento del vostro software gestionale? Noi rispondiamo sempre che così come non esiste una organizzazione ideale, non esiste un software ideale. È il software gestionale che deve adattarsi ai processi aziendali, perché per sua natura deve ottimizzazione delle modalità già esistenti con cui una scuola o un’azienda operano. Il software però può supportare le aziende a ottimizzare la gestione dei processi, capire cosa non funziona e come lo si può modificare per migliorare il lavoro quotidiano, liberare risorse, crescere.

In termini organizzativi, questo significa che non esistono standard assoluti per le strutture aziendali. Non c’è un solo modo per organizzare un’azienda o una scuola, semplicemente perché non esiste una organizzazione ideale.

Però così come un software gestionale può ottimizzare un processo, i manager possono intervenire sull’organizzazione aziendale per renderla più competitiva e per migliorare la soddisfazione dei propri dipendenti e collaboratori all’interno del luogo di lavoro.

Linee guida per i manager per la gestione di un gruppo di lavoro

Esistono però alcune linee guida organizzative con cui manager, gli imprenditori, o comunque chi ha un ruolo di leadership all’interno dell’azienda, dovrebbero fare i conti per una maggiore efficacia, efficienza e soddisfazione dei propri dipendenti. In particolare, queste giocano un ruolo fondamentale conto quando si modifica un assetto organizzativo. Vediamo quali sono.

Chiarezza dei ruoli

Tutti devono avere ben chiaro il proprio ruolo sia individuale che all’interno del team. Devono avere chiari obiettivi da raggiungere e devono essere messi nelle condizioni di poter esprimere il proprio potenziale per ottenere i risultati che ci si aspetta da loro. È consigliabile, pur mantenendo la chiarezza, evitare delle job description troppo dettagliate per non incorrere nella classica frase: “non rientra nelle mie mansioni”. 

Allocare in modo equilibrato il lavoro

Il lavoro deve essere sempre equamente distribuito tra team e persone in modo che ci sia una coerenza di raggruppamento tra le attività collegate, riducendo così inefficienze ed errori.

È necessario differenziare ma anche integrare

I confini delle diverse attività e di chi le ha in carico devono essere ben distinti, ma allo stesso tempo è necessario che ogni attività sia integrata alle altre: in altri termini potremmo dire che tutti devono avere gli stessi obiettivi, con chiarezza di attività da svolgere, incarichi e ruoli.

Facilitare il lavoro di squadra

Una volta che tutti hanno chiari i propri ruoli e le attività che gli competono è fondamentale stimolare il lavoro in team. La miglior soluzione laddove si può è avere dei team autogestiti, che siano responsabili della gestione delle attività, della pianificazione, la gestione del budget e il controllo della qualità. Ovviamente in quest’ottica va assolutamente incoraggiato il networking, che deve essere basato su una comunicazione aperta e informale tra i membri del team.

Garantire flessibilità

I manager devono adottare una struttura organizzativa abbastanza flessibile da poter rispondere rapidamente ai cambiamenti: le persone devono essere responsabilizzate nel lavorare, se necessario, anche su progetti e attività che esulano dalla propria competenza principale.

Numero di collaboratori diretti

Il numero di collaboratori che riportano a un manager, o a un team leader può variare a seconda dell’attività e delle tipologie di persone coinvolte. Questo numero deve essere commisurato alla necessità da parte di chi lo dirige di mantenere un controllo efficace. Ovviamente più il team leader o il manager sono capaci di delegare e di non fare micro-management focalizzandosi invece sul risultato del lavoro di gruppo, più alto sarà il numero di collaboratori diretti che riusciranno a gestire.

A ognuno il suo capo

Andrebbero evitate le situazioni in cui una persona risponde a più capi per non ingenerare confusione e attriti interni. Possono capitare situazioni, in particolare nelle piccole e medie imprese, in cui un imprenditore interviene direttamente su un dipendente, nonostante questo abbia un capo. Deve in questi casi essere chiarito che il dipendente risponde al proprio manager “operativo”, per il conseguimento dei risultati che riguardano il proprio team di appartenenza.

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• Come sviluppare i soft skill: la creatività (puntata #1)
• Tecniche per sviluppare creatività e pensiero creativo in azienda (puntata #2)