Come migliorare la gestione del ciclo attivo nei processi aziendali

La gestione del ciclo attivo

La gestione del ciclo attivo è complessa e strategica per gestire i processi di qualunque tipo di azienda sia di piccole, che medie e grandi dimensioni, per qualunque scuola privata o altra realtà organizzativa.

Il ciclo attivo infatti è l’insieme (ciclico) di attività e azioni che un’azienda mette in campo nei confronti del proprio cliente nell’ambito del processo di vendita di un prodotto o di un servizio.

Si parte dal marketing, che crea il contatto con il cliente, per passare all’offerta commerciale fino alla realizzazione dei preventivi. Il ciclo attivo comprende poi la gestione delle anagrafiche dei clienti attivi e potenziali, fino a tutti i documenti legati alla vendita: dall’ordine alla bolla, all’emissione di tutti i documenti fiscali. Infine, il ciclo attivo include tutta la gestione degli incassi ricevuti e il monitoraggio di indicatori aziendali, obiettivi finanziari e di vendita, analisi dei ricavi e del cash flow.

Per questo, oltre a utilizzare un software gestionale come Bit on Cloud che permetta di gestire vendita, amministrazione e contabilità in modo rapido ed efficace è necessario prima di tutto riflettere sui processi che stanno alla base di ogni realtà organizzativa e di capire come questi ultimi possano essere migliorati non solo attraverso la tecnologia ma - prima di tutto - attraverso l’attuazione di una serie di buone pratiche.

Prima Fase: l’ascolto multidirezionale per ottimizzare la gestione di amministrazione e contabilità

Il primo passaggio chiave per identificare delle buone pratiche è comprendere e analizzare in dettaglio il proprio work-flow decisionale e operativo.

Per farlo è necessario riunire allo stesso tavolo di lavoro tutte le figure aziendali coinvolte nei processi aziendali: vendite, marketing, amministrazione e contabilità, logistica, magazzino etc. coinvolgendo non solo i vertici ma anche le figure operative, compresi collaboratori e consulenti esterni.

In questo step di analisi è indispensabile porre le domande giuste e saper ascoltare per capire in profondità i processi e far emergere criticità, best practice e fattori chiave di successo.

Seconda fase: Costruire i flussi logici, decisionali e operativi dei processi amministrativi e di contabilità

L’obiettivo di questa seconda fase è effettuare un’approfondita analisi operativa per ricostruire il reale flusso di lavoro. Sottolineiamo la parola reale, perché la maggior parte delle volte all’interno di una realtà organizzativa, c’è un disallineamento tra il processo, così come era stato concepito ai vertici, e la sua messa in atto.

Grazie all’ascolto multidirezionale saremo in grado di schematizzare processi e ruoli, passo dopo passo. In questo modo emergerà con chiarezza dove la realtà esecutiva aderisce al ‘protocollo’ operativo ufficiale e dove invece nel corso del tempo si è inserita una prassi non documentata. La prassi nasce da abitudini sedimentate, errata (in)formazione, modifiche nel tempo delle figure decisionali o dell’ambiente di lavoro.

Una volta costruiti i flussi logici, decisionali e operativi di ciascun processo è il momento di osservare senza pregiudizi il risultato e di porsi alcune domande fondamentali:

• perché l’abitudine è stata inserita?
• se e dove ha compensato mancanze nelle istruzioni impartite?
• perché il flusso di lavoro è stato spontaneamente/volutamente modificato?

Le risposte a queste domande porteranno a un nuovo e più efficiente modus operandi.

Terza fase: Conoscere i propri confini: normative, obblighi e adempimenti

Quest’ultimo step di analisi è fondamentale affinchè le aziende possano conoscere obblighi e adempimenti, delineando quindi i confini dello scenario normativo applicabile all’azienda.

Ancora una volta sarà fondamentale l’ascolto multi-diredizionale attraverso il coinvolgimento di tutte le figure di riferimento in materia sia interne che esterne all’azienda: consulenti, fiscalisti, rspp, dpo, e tutte le professionalità coinvolte nei processi aziendali legati alla gestione del ciclo attivo.