Ottimizzare la gestione del magazzino

Da un mercato di massa a una massa di mercati

Le regole del mercato negli ultimi decenni sono cambiate profondamente: nel 2004 il giornalista Chris Anderson propose il concetto di “coda lunga”, secondo cui le allora nuove aziende web come Amazon ed Ebay facevano più fatturato sulla miriade di piccoli e piccolissimi acquisti che non sulle poche star delle vendite.

Se nell’economia della scarsità pochi prodotti vengono offerti a grandi mercati, nell’economia globale molti prodotti possono venire offerti a innumerevoli acquirenti che si collocano in tutto il mondo, anche se un prodotto vende solo pochi esemplari.

Da un mercato di massa siamo passati così a una massa di mercati.

La gestione ottimale del magazzino: una questione di business

In fondo Anderson parlava di una rivoluzione a cui assistiamo ancora oggi. È evidente come il panorama economico degli ultimi anni, l’evoluzione tecnologica e le nuove esigenze degli utenti hanno reso sempre più importante gli aspetti legati alla gestione del magazzino e alla sua ottimizzazione. Il magazzino è il centro vitale di ogni presa, perché rappresenta il raccordo tra gli acquisti dell’azienda (investimenti di liquidità che vengono temporaneamente congelati) i processi di trasformazione fisica di un bene (per esempio un semilavorato) e i processi di vendita (nel caso ad esempio di aziende che operano nel commercio).

Oggi ottimizzare la gestione del magazzino permette alle aziende di massimizzare gli investimenti, ridurre gli sprechi e di aumentare la marginalità complessiva.

I principi per una buona gestione del magazzino

Una buona gestione del magazzino è riassumibile in un concetto apparentemente semplice: avere a disposizione la giusta quantità del giusto materiale nel posto giusto, rispettando i tempi, le sequenze e le condizioni richieste e minimizzando il costo.

Per far si che ciò avvenga è necessario stabilire la quantità corretta da acquistare in base ad esigenze periodiche, limitando al massimo le scorte di magazzino ma con uno sguardo attento alla conservazione di quelle merci in magazzino che consentono di far fronte a particolari imprevisti, come l’inflazione o la carenza temporanea di un determinato bene.

Una corretta gestione del magazzino prevede anche la necessità di effettuare gli acquisti in relazione alle condizioni di mercato, per esempio concentrandoli nei momenti più convenienti su un piano economico.

I rischi di una cattiva gestione del magazzino

L’applicazione di questi principi è fondamentale perché una cattiva gestione del magazzino espone l’azienda a un rischio economico importante: pensiamo per esempio alla rapidità con cui si svalutano i beni legati alla moda o alla tecnologia.

C’è poi un altro aspetto fondamentale di cui accennavamo in principio. Il magazzino rappresenta un investimento di liquidità temporaneamente congelato.

Il punto è che ciò che sulla carta è un valore dell’azienda può trasformarsi in un rischio finanziario, proprio perché quei beni se non venduti, nel tempo possono svalutarsi e addirittura potrebbero non essere convertibili nuovamente in liquidità.

Consigli pratici per una buona gestione del magazzino

1. Come sempre è fondamentale analizzare preventivamente il processo nel suo insieme, definire passo passo gli step per la gestione dei movimenti di magazzino e di conseguenza la miglior gestione dell’inventario e delle valorizzazioni.
2. Prendere in esame le giacenze, analizzare i trend attraverso dei report condivisi periodicamente tra le funzioni aziendali coinvolte (vendite, acquisti, dirigenza, logistica etc), è fondamentale per anticipare eventuali criticità;
3. Adottare un approccio scientifico, razionale e modificabile nel corso del tempo a seconda delle esigenze del mercato e dell’azienda come accade con l’utilizzo di un software gestionale magazzino come Bit on Cloud, che preveda non solo l’applicazione di soglie di riordino, di blocchi vendite a quantità zero, ma anche azioni immediate di promozione e scontistica su articoli in esaurimento, oltre all’attivazione di una serie di automatismi di gestione dei documenti contabili. Tutti questi processi è fondamentale che possano essere modificati in qualunque momento, a seconda delle esigenze aziendali e dell’evoluzione del business dell’azienda stessa.