Gestione fornitori e acquisti: le domande per scegliere il gestionale fornitori più adatto alla tua organizzazione

Gestione fornitori: non è una funzione amministrativa ma strategica

La gestione dei fornitori e degli acquisti aziendali è un’attività complessa, che rientra in quello che viene definito “ciclo passivo aziendale”, che comprende l’insieme di operazioni e attività che hanno a che fare con acquisti, approvvigionamenti, costi e pagamento dei fornitori.
Nelle aziende ad alta competitività la gestione degli acquisti non è dunque solo una funzione amministrativa, ma assume una vera e propria funzione strategica.

Il ciclo passivo come processo strategico del business aziendale

Ottimizzare il ciclo passivo comporta, di fatto, un maggior controllo e un’ottimizzazione dei costi aziendali: sembra banale, ma troppo spesso nelle piccole e medie imprese viene data grande attenzione al ciclo attivo (la gestione delle operazioni che riguardano i clienti e le entrate aziendali) e pochissima alla gestione dei fornitori, degli ordini di acquisto e del magazzino (ciclo passivo). Non è infrequente che questo tipo di attività venga gestita nelle piccole e medie imprese attraverso una serie di fogli excel che tengono traccia di ordini, consegne, merci, giacenze di magazzino… attraverso una serie di processi time consuming e soprattutto inefficaci nel monitoraggio del ciclo passivo aziendale.

Ottimizzare il ciclo passivo aziendale significa migliorare l’intero ciclo produttivo aziendale: è evidente che se ottimizzo i miei costi, con una corretta gestione e selezione dei fornitori e dell’approvvigionamento di merci e servizi, monitoro l’efficienza della produzione e posso intervenire tempestivamente con correzioni e cambiamenti sulla mia strategia produttiva in modo da avere la massima resa finanziaria.

Adottare un gestionale fornitori: le domande che devi porti

Ecco perché è fondamentale adottare un software gestionale che ti permetta di monitorare, per esempio, i costi vivi, i costi occulti, i tempi di lavorazione e di cash flow.
Ma come già abbiamo anticipato in un precedente articolo, il software non deve soltanto “funzionare” alla perfezione ma deve tradurre le tue esigenze specifiche in realtà operativa, ottimizzando i tuoi processi e rendendo il tuo work flow di lavoro il più efficiente ed efficace possibile.

Ecco perché è fondamentale analizzare esattamente i tuoi processi operativi per comprendere meglio quale software gestionale scegliere e soprattutto come questo debba adattarsi alle tue esigenze.

In sostanza, non sono i tuoi processi che devono essere “stravolti” per adattarsi al software, ma è il gestionale fornitori che deve adeguarsi ai tuoi processi e ottimizzarli, laddove ci siano delle inefficienze.

Prima di incontrare un qualunque fornitore di servizi, è necessario fare chiarezza sulla struttura interna dei processi aziendali che riguardano la procedura di gestione fornitori e acquisti. Un’analisi interna, accurata e preventiva, ti permette di porre poi le corrette domande al possibile fornitore di servizi.

Ma quali sono le domande giuste per scegliere il miglior software gestionale per la gestione di fornitori, acquisti e magazzino?

GESTIONE ANAGRAFICHE FORNITORI

• Possiedi una banca dati dei tuoi fornitori attuali? Se sì, in che formato? Quali formati potrebbero servirti in futuro?
• Quali sono i dati contenuti? ovvero, quali sono i dati che hai bisogno di censire dei tuoi fornitori? Elencali.
• Pensa a quali moduli di stampa ti servono/ritieni utile trovare nel tuo software gestionale, relativi alla gestione delle anagrafiche fornitori (elenchi, estrazioni, statistiche, schede, etichette, ecc.)
• Se ricevi fatture elettroniche dallo SDI, vuoi che il software crei in automatico per te le anagrafiche dei nuovi fornitori?

RICEZIONE DI FATTURE DOCUMENTI CONTABILI

• Chi si occupa ora di ricevere le fatture elettroniche dallo SDI?
• Quali sono tutti i documenti fiscali che ricevi oggi? (Fatture, parcelle, ddt, ricevute…) elencali.
• Per ogni documento presente in elenco descrivine la gestione, dalla ricezione alla registrazione contabile, senza tralasciare la parte pratica (archiviazione, registrazione, stampa, n. di copie, ecc.)
• Come vengono gestiti i documenti fiscali in ingresso?
• Pensa a quali moduli di stampa ti servono/ritieni utile trovare nel tipo gestionale relativi ai documenti fiscali emessi (elenchi, registri, estrazioni, statistiche, ecc.)

GESTIONE DELLE VOCI DI COSTO DEI FORNITORI E DEGLI ACQUISTI

• Vuoi utilizzare il software gestionale fornitori per effettuare la contabilità analitica dei tuoi costi? Se sì predisponi una classificazione dei costi, un listino di ciclo passivo.
• Identifica le voci del tuo listino, assegna loro una codifica e una descrizione che ti sarà poi d’aiuto in fase di analisi dei tuoi costi.
• Pensa a quali moduli di stampa ti servono/ritieni utile trovare nel tuo gestionale relativi alla analisi dei tuoi costi (elenchi, estrazioni, statistiche, ecc.)

GESTIONE PAGAMENTI FORNITORI

• Come e con quali tempistiche paghi i tuoi fornitori clienti?
• Vuoi gestire le scadenze di pagamento nel tuo software gestionale?
• Vuoi gestire la prima nota dal gestionale?
• Chi gestisce le scadenze e dispone i pagamenti?
• Quali e quanti documenti produci a seguito del pagamento?
• A chi devi trasmettere i pagamenti effettuati?
• Come archivi i giustificativi dei pagamenti disposti?
• Pensa a quali moduli di stampa ti servono/ritieni utile trovare nel tuo software gestionale relativi alla analisi dei tuoi pagamenti (elenchi, estrazioni, statistiche, lettere, ecc.)

GESTIONE BACK OFFICE

• Come gestisci l’organizzazione fisica dei documenti fiscali ricevuti? (Copie, archiviazione, ecc.)
• Quanti e quali sono i consulenti esterni a cui ti appoggi nella gestione del ciclo passivo, che informazioni devi passare loro periodicamente, come gestisci il passaggio documentale ed informativo?
• Come effettui il monitoraggio dei costi, l’analisi del cash flow e più in generale quali sono gli indicatori che hai bisogno di controllare periodicamente? Elencali indicando per ognuno la periodicità di controllo e il dato più significativo.
• Raduna in una cartella/fascicolo tutti i documenti che produci oggi relativi al tuo ciclo passivo amministrativo e contabile, siano questi su Word, fogli di Excel, mail, tabelle cartacee o precedenti gestionali.

Ora che sai quali domande devi porti per effettuare una preventiva analisi interna della procedura fornitori e acquisti non ti resta che metterti al lavoro!