Formazione Software gestionale e CRM

L'importanza della formazione per l'utilizzo di un nuovo software gestionale e crm: analisi di rischi e benefici

La formazione è fondamentale!

Quando un'organizzazione adotta un nuovo software gestionale e CRM, la formazione degli utenti diventa un elemento cruciale per il successo dell'implementazione. Un software con molte funzionalità e prospettive di automazione avanzate, come nel caso di Bit on Cloud, offre indubbiamente innumerevoli vantaggi, ma senza un'adeguata formazione, i rischi possono superare i benefici. Analizziamo insieme questi aspetti, evidenziando i rischi di una formazione inadeguata e i benefici di una formazione efficace nel breve, medio e lungo termine.

Quali sono i rischi di una formazione inadeguata?

  1. Bassa adesione al Sistema: Senza una formazione adeguata, alcuni colleghi potrebbero trovare il nuovo software complesso e difficile da utilizzare, manifestando una forte resistenza al cambiamento. Potrebbero, ad esempio, voler continuare fogli di excel, “perché si è sempre fatto così (quante volte si sente dire questa frase in azienda?), e porsi in un atteggiamento negativo rispetto all’innovazione. Potrebbero non comprendere i vantaggi di utilizzo del servizio, non solo in termini di efficacia dei processi in generale, ma anche in termini di riduzione e semplificazione del proprio lavoro.  
  2. Errori operativi: Purtroppo questo rischio si realizza molto più spesso di quanto immaginiamo nelle aziende che “decidono” che la formazione non serve. La mancanza di conoscenze approfondite porta quasi sempre a errori nell'utilizzo del software, con conseguenti problemi operativi e perdite di tempo per risistemare gli errori. 
  3. Riduzione delle potenzialità (del business): quando manca la formazione, spesso molte funzionalità offerte dal software, soprattutto collegate all’automazione dei processi, non vengono utilizzate. Il risultato? Non vengono sfruttate le potenzialità del servizio, quelle stesse potenzialità che possono fare la differenza nel ridurre tempi ed evitare sprechi di denaro ed energie. 
  4. Riduzione della produttività: Poniamo il caso che un utente non abbia imparato a utilizzare il servizio come avrebbe dovuto. Quell’utente non solo commetterà errori, ma sarà più lento nel portare a termine le proprie attività quotidiane, riducendo così la produttività complessiva dell'organizzazione.

I Benefici di una Formazione Efficace

  1. Adozione rapida e semplificata: Una formazione adeguata assicura che gli utenti comprendano come utilizzare il software gestionale e CRM in modo efficace fin dall'inizio, “entrando nella mentalità” del suo funzionamento fin dai primi accessi. Le aziende che investono risorse nella formazione hanno un tempo di transizione e adozione rapido, semplificato e, soprattutto, pongono basi solide anche per l’utilizzo da parte di nuovi utenti. Se pensiamo eventuali passaggi di consegne o tutoring per nuovi dipendenti è chiaro che una conoscenza approfondita del software semplifica anche questa tipologia di processi.
  2. Aumento della Produttività: Quando gli utenti hanno ricevuto una buona formazione, possono sfruttare tutte le funzionalità avanzate del software, aumentando la loro produttività. L'automazione delle attività ripetitive libera tempo per concentrarsi su compiti più strategici.
  3. Maggiore Soddisfazione del Personale: La formazione non solo rende gli utenti più competenti, ma anche più sicuri nell'utilizzo del software. La riduzione delle attività ripetitive come detto sopra non solo aumenta la produttività ma permette ai dipendenti di concentrarsi su altri compiti più appaganti. È un aspetto fondamentale per aumentare la motivazione dei dipendenti e creare un ambiente di lavoro positivo.
  4. Riduzione degli Errori: Con una formazione completa, gli utenti comprendono meglio come inserire e gestire i dati, riducendo in modo sensibile le probabilità che avvengano  errori operativi. Questo porta a una maggiore precisione e affidabilità di tutte le informazioni gestite dal sistema.
  5. Ottimizzazione dei Processi: Con una buona comprensione del sistema, gli utenti possono identificare e implementare miglioramenti nei processi aziendali e suggerire allo staff di Bit on Cloud nuove funzionalità utili alla propria azienda. Se le funzionalità verranno considerate utili a tutta la community di Bit on Cloud verranno messe in roadmap dal team di ricerca e sviluppo e implementate, nel tempo, senza costi aggiuntivi! 

Insomma, la formazione è fondamentale 😊 per un’azienda competitiva, efficace ed efficiente con dipendenti (e clienti) soddisfatti!

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