Come organizzare un open day di Scuole e Corsi (efficace)

Organizzare un open day in presenza

Come ogni anno, arriva per le scuole il periodo dell’organizzazione degli open day, che rappresentano il momento “chiave” per attrarre nuovi studenti all’interno della propria scuola. L’open day è un appuntamento illuminante per un genitore, perché è in quel preciso momento che si consoliderà (o meno) la consapevolezza che quella scuola soddisfa le esigenze sociali e accademiche per i propri figli (o per sé stessi nel caso di corsi per adulti o percorsi universitari).

Vi abbiamo già parlato in passato di come organizzare un perfetto open day on-line e finalmente, lasciataci la pandemia alle spalle, oggi vogliamo darvi alcuni consigli fondamentali per organizzare un perfetto open day in presenza.

I fattori che influenzano la decisione

La differenza principale tra i due è legata all’importanza della variabile ambientale che, nel caso dell’open day in presenza influenza - consapevolmente o no - le decisioni di acquisto dei genitori / potenziali clienti. Molto di più di quello che racconteremo durante la presentazione della scuola.

Una volta sono stata all’open day di una scuola per uno dei miei figli. La scuola era deliziosa ma durante l’open day avevo notato che la signora che si occupava delle pulizie poco più in là stava utilizzando uno straccio logoro e l’acqua nel secchio era torbida. Purtroppo quell’immagine si fissò nella mia mente e non mi permise nemmeno di ascoltare la bella presentazione delle maestre. Avevo già deciso.

Ero stata influenzata da uno stimolo ambientale. Pensiamoci. Gli stimoli ambientali durante un open day sono tantissimi e rappresentano le finezze che una famiglia potrebbe cogliere. Non solo la pulizia, ma anche l’atmosfera generale, la sensazione di inclusione, gli sguardi felici dei ragazzi durante una lezione, la sensazione che traspare nel guardare le insegnanti che parlano tra loro affiatate o, al contrario, una generale mancanza di passione delle maestre. L’ambiente gioca un ruolo fondamentale, ecco perché l’open day deve rispecchiare esattamente ciò la nostra scuola è, deve essere autentico.

Le famiglie hanno bisogno di una rappresentazione reale della scuola, hanno bisogno di sapere esattamente cosa gli aspetta, cosa potranno ottenere dalla vostra scuola per una crescita equilibrata dei propri figli, senza dover essere poi smentiti dalla realtà.

Su cosa riflettere prima di organizzare l'open day

E qui si apre una riflessione: l’open day, prima ancora di essere un evento da organizzare, deve rappresentare per dirigenti, direttori e coordinatori scolastici, un’occasione per fare delle considerazioni interne sulla scuola. Stiamo lavorando per una cultura inclusiva all’interno della nostra scuola? Facciamo abbastanza per il benessere degli alunni? Stiamo realmente lottando contro il bullismo? I nostri insegnanti sono stressati o felici del proprio lavoro? Abbiamo una metodologia didattica efficace? Stiamo dando abbastanza spazio all’uso didattico della tecnologia? Come si sentono i nostri studenti?

Questo step “preventivo” ci permetterà di allineare il nostro open day a ciò che realmente siamo. Solo così il nostro evento avrà l’energia giusta per influenzare positivamente la decisione di acquisto del nostro potenziale cliente.

Fatta questa riflessione preliminare ma fondamentale, ora vediamo alcuni consigli per creare una relazione efficace con i genitori o potenziali iscritti prima, durante e dopo l’open day.

Consigli per organizzare un open day di successo

• Stabilite e coltivate la relazione

Nel momento in cui avviene il primo contatto (richiesta informazioni), è necessario stabilire una relazione, un dialogo con l’interlocutore. Senza essere troppo intrusivi, è opportuno evidenziare tutti i vantaggi che derivano, per esempio, dal connettersi ai vostri canali social. In questo caso potreste spiegare che in questo modo il genitore potrà essere aggiornato real time sulle novità e vedere, per esempio attraverso le stories, le giornate tipo della scuola, per farsi ben prima dell’open day un’idea della vostra offerta e del clima che si respira.

• Create un open day a tema

La scelta di un tema ampio ma in linea con i punti di forza della vostra scuola, vi può permettere di differenziarvi dalle altre scuole che in genere presentano una offerta generica. In questo modo potrete dare maggiore uniformità ai messaggi che presenterete, creando un filo conduttore che renderà l’evento maggiormente interessante per i genitori e più "memorabile".

Ad esempio, se siete una scuola particolarmente attenta alla tecnologia e alla didattica innovativa potreste giocare su un tema come “Costruiamo l’innovazione insieme ai nostri bambini”. Se il vostro punto di forza è il benessere degli studenti potreste proporre un tema come “La fabbrica della felicità” o idee del genere.

• Raccontate delle storie

Quelle che in gergo aziendale, verrebbero chiamate “case history”, le storie di successo. Raccontate storie di bambini e ragazzi, delle loro difficoltà e di come sono state risolte e dei loro successi accademici. Raccontate fatti accaduti all’interno della scuola su temi fondamentali come l’inclusione, il bullismo, la depressione dei giovani. Spiegate in che modo affrontate i problemi, giorno per giorno. Raccontate storie che riguardano gli insegnanti e le vostre metodologie didattiche.

Potete anche decidere di far parlare qualche studente della vostra scuola. Tutto deve essere emozionante, incisivo e (ovviamente) assolutamente vero.

• Ponete l’enfasi su tutto ciò che arricchisce l’offerta formativa

Identificate cosa vi differenzia dalle altre scuole e mettete in rilievo questi fattori durante la presentazione. È importante evidenziare come la vostra scuola propone percorsi didattici o ludici che arricchiscono gli alunni sia sul piano accademico che sul piano sociale, dell’esperienza e relazionale.

• Cercate di porre l’accento sull’inclusività della vostra scuola

La scuola non è solo didattica e voti. I genitori hanno bisogno di sapere che se i propri figli avranno in futuro dei problemi saranno compresi e affrontati all’interno della scuola e dal personale scolastico. Mettete in evidenza quale è la vostra strategia per favorire l’inclusione sociale degli stranieri, dei bambini o ragazzi con disabilità o con Bisogni Educativi Speciali. Segnalate come gestite i plus dotati. Ricordate che la scuola non è solo focalizzata sul rendimento scolastico ma sulla cura complessiva dei nostri bambini e ragazzi.

• Dopo l’open day mantenete la relazione

Potreste richiedere un feed back attraverso un questionario on line per capire cosa ha funzionato e cosa no e attivare una riflessione costruttiva. Potreste continuare a raccontare storie attraverso i social per continuare ad alimentare quanto iniziato durante l’open day. Dopo l’evento invierete anche una mail professionale, ringraziando per la partecipazione, inviando eventuali materiali e rimanendo a disposizione per eventuali richieste e domande specifiche o per appuntamenti di approfondimento.

Gestionale e CRM per la scuola: la base per la vostra attività

Infine, se avete un gestionale e CRM per la tua scuola ricordate di invitare al tuo open day tutti quelli che nel corso dell'anno vi hanno richiesto informazioni e con i quali, se avete lavorato correttamente, avrete già impostato una relazione (newsletter, inviti a eventi precedenti etc.).

Ricordate inoltre di inserire tutti i "lead" raccolti a fine evento, ovvero tutti nominativi dei partecipanti e tutte le azioni di marketing che avete realizzato nei loro confronti. Questo vi permetterà di fare poi un'analisi della vostra strategia di marketing, misurando effettivamente cosa ha funzionato di più e dove avete dei margini di miglioramento. 

Pronti per organizzare un open day in presenza? Seguite i nostri consigli e sarà un grande successo!