Come organizzare un perfetto open day online di Scuole e Corsi

Open day Scuola e Covid 19

Ancora una volta la pandemia ci costringe a un cambio programma e per molte scuole, che avevano ipotizzato di riportare l’open day in presenza, si preannuncia la necessità di riorganizzarsi rapidamente passando a strumenti on-line.

Ma come organizzare un open day online che sappia mettere in evidenza i punti di forza della vostra scuola e soprattutto permetta di coinvolgere i partecipanti? Eccovi alcuni spunti:

Open day scuola: create un calendario di appuntamenti

Quando organizzate un open day digitale avete il vantaggio di poter creare più eventi, in giorni e fasce orarie diverse, in modo da venire incontro alle esigenze di ogni genitore (se state organizzando un open day di un asilo, una scuola primaria, secondaria), o di potenziale studenti, se organizzate corsi professionali o di altro tipo. Ricordate sempre che l'organizzazione di un open day va accompagnata a una campagna di marketing strutturata (email marketing, social media, marketing digitale), in linea con il vostro posizionamento.

Scegliete la piattaforma e richiedete l’iscrizione all’open day della vostra scuola

Il mercato dei "meeting digitali" oggi permette di accedere a diverse soluzioni sia gratuite che a pagamento. A seconda delle disponibilità economiche della vostra scuola potete decidere a chi affidarvi.

Senza addentrarci nella giungla delle piattaforme, segnaliamo il più classico, efficace e (gratuito) degli strumenti: Google Meet. Ma attenzione! Uno degli errori più comuni è far circolare il link senza richiedere un’iscrizione. In questo modo non riuscirete a tenere traccia di chi è interessato alla vostra scuola e, per un motivo o per un altro, non è riuscito a partecipare all’evento on line. Richiedendo una rapida iscrizione con invio successivo del link riuscirete a raccogliere i “lead” dei vostri potenziali “clienti” e a fare delle azioni successive, come ad esempio:

• Invitare chi non ha partecipato a date successive dell'open day
• Inviare materiali informativi post open day a tutti i partecipanti
• Fare delle telefonate di follow up per verificare l’interesse e finalizzare l’iscrizione
• Inviare newsletter, per esempio nel caso di corsi semestrali o annuali (scuole di inglese, scuole di danza o di corsi professionali.)

Per ognuna di queste attività potrebbe essere utile un software gestionale e CRM per le scuole come Bit on Cloud, che vi aiuti a ottimizzare i tempi di lavoro e l’efficacia della vostra attività.

Organizzare con cura l’agenda dell'open day online dei vostri corsi o della vostra scuola

L’open day online, a differenza dell'open day in presenza, non può contare su una serie di elementi “intangibili” che possono influenzare la scelta: l’empatia con l’insegnante, il momento conviviale organizzato a fine evento, le “chiacchiere informali” in attesa dell’inizio, l’odore, il profumo che si respira (non ci crederete ma il marketing ci insegna che anche quest’ultimo influenza le nostre decisioni di acquisto!).

Ecco perché nel caso di un open day virtuale dobbiamo organizzare l’agenda tenendo in mente due semplici regole:

• I tempi di attenzione del digitale sono ridotti. Consideriamo che in totale, tra presentazione della scuola, della struttura, della didattica, dei corsi e sessioni di domande e risposte, l’open day non dovrebbe durare più di 45 minuti, un’ora massimo.
• L’agenda deve essere dinamica: potete scegliere di fare una chiacchierata informale solo se avete pochissimi iscritti (raccogliere in precedenza le iscrizioni vi permetterà di tarare il vostro format in base al gruppo che avete davanti). Nel caso i numeri non lo permettano, dovete utilizzare al meglio il tempo disponibile, mantenendo viva l’attenzione del vostro interlocutore.

Cosa deve contenere l’agenda di un open day online e come strutturarla

A meno che non abbiate pochi iscritti e non optiate quindi per una chiacchierata informale, è necessario creare un’agenda con contenuti multimediali differenti, alternandoli in modo da richiamare l’attenzione dei partecipanti in ogni blocco di presentazione.

È bene inserire una breve sessione di domande e risposte al termine di ogni blocco sia per testare eventuali interessi specifici che per coinvolgere maggiormente gli interlocutori.

Facciamo alcuni esempi di come si possa “dare movimento” in modo semplice ai contenuti di un open day:

• Il tour guidato dovrà essere ripreso in precedenza e lanciato in un video. In questo modo potrete fare delle prove, utilizzare la luce migliore e mostrare i vostri veri punti di forza in un tour della scuola pianificato alla perfezione.
• Utilizzate le slide con “parsimonia”: non esagerate con la lunghezza delle presentazioni. È molto importante, per quanto possibile, mantenere un contatto “umano”, facendo vedere i vostri volti ai partecipanti. Potete segnalare che le informazioni dettagliate, dopo la fine dell’open day, verranno mandate via mail.
• Utilizzate, se possibile, dei video emozionali di presentazione della scuola che, nel rispetto della privacy dei vostri studenti, diano l’idea dell’atmosfera che si respira nella vostra scuola.
• Utilizzate delle brevi video interviste ai vostri studenti o ai genitori che possano esaltare la vostra scuola e i motivi per i quali l’hanno scelta.

È chiaro, almeno a nostro avviso, che un open day digitale, per quanto organizzato alla perfezione, non avrà mai la stessa efficacia di un open day in presenza. Questo è vero soprattutto per asili nido, scuole di infanzia, primarie e secondarie, dove a essere coinvolto è il genitore, chiamato alla difficile scelta di selezionare una scuola per il proprio figlio.

Per questo motivo, se potete, mettetevi anche a disposizione per organizzare delle visite private… il digitale non sostituirà mai la vita reale.