Indice degli argomenti
Gestione e organizzazione dell’Archivio Documenti: tra efficienza e conformità normativa
La conformità normativa per la gestione documentale
Cosa prevede il GDPR per la gestione dei documenti aziendali
Gestione e organizzazione dell’Archivio Documenti: tra efficienza e conformità normativa
L’ABC dell’archivio documentale
L’archivio documentale non rappresenta solo “la storia” di un’azienda, ma è uno strumento di lavoro quotidiano, che se ben organizzato, può decisamente velocizzare tutte le attività operative e i processi.
Un archivio dematerializzato vi permette di dimenticare le montagne di carta e le infinite email tra colleghi. Tutto ciò che serve è disponibile in pochi click, ovunque voi siate: in ufficio, da casa o in smart working garantendo un accesso rapido e una collaborazione più fluida, senza sprechi di tempo.
L’archivio documentale è potenzialmente un “tesoro inesauribile sempre disponibile”, a patto che sia organizzato seguendo delle regole molto ferree:
- Deve essere strutturato in modo chiaro, univoco e strategico
- Deve rendere i documenti accessibili e ordinati in modo rigoroso e razionale
- Deve essere conforme alle normative vigenti e sicuro!
In questo articolo proviamo a capire meglio insieme come l’azienda possa gestire al meglio l’”abc” della gestione documentale e come un software gestionale come Bit on Cloud possa venirvi in aiuto, grazie alla combinazione di tecnologia, semplicità, accessibilità, conformità normativa e sicurezza.
La conformità normativa per la gestione documentale
Oggi l’archiviazione documentale è diventata estremamente complessa: le pratiche amministrative e contabili devono essere processate seguendo rigidi protocolli normativi che garantiscano integrità, autenticità, disponibilità nel tempo e sicurezza.
Negli anni poi la complessità normativa è andata accentuandosi. Per citare alcune leggi in modo non esaustivo ma esemplificativo:
- i documenti devono essere conformi al GDPR (Regolamento UE 2016/679), che mira a garantire la protezione dei dati personali, richiedendo alle aziende di attuare una serie di misure di sicurezza tecniche e organizzative per il trattamento e la conservazione dei dati degli utenti (artt. 5, 25 e 32)
- La conservazione documentale deve rispondere alle Linee guida AgID (2021) che definiscono le regole per garantire che i documenti conservati siano autentici, integri e leggibili nel tempo. Le Linee Guida AgID si applicano agli enti locali e alle municipalizzate/partecipate (non ai privati). Inoltre, la conservazione dei documenti informatici (articolo 34, comma 1-bis) può essere fatta all’interno dell’organizzazione o affidata a soggetti pubblici e privati certificati, iscritti al marketplace per i servizi di conservazione pubblicato su agid.gov.it (articolo 34, comma 1-bis).
- Legge finanziaria 2018 (L. 205/2017) introduce l'obbligo di fatturazione elettronica tra privati, disciplinando la conservazione delle fatture elettroniche per garantirne la leggibilità e autenticità nel tempo.

Cosa prevede il GDPR per la gestione dei documenti aziendali
Soffermiamoci sul GDPR. La normativa sulla protezione dei dati personali impone standard rigorosi per la gestione documentale, in particolare per quanto riguarda la privacy by design e by default (art. 25 GDPR). Questo significa che ogni sistema di gestione documentale deve garantire:
Protezione dei dati
Il GDPR impone l’adozione di misure tecniche e organizzative avanzate per garantire la protezione dei dati personali. Queste misure, oltre a rafforzare la sicurezza delle informazioni aziendali, hanno un impatto significativo sulla gestione documentale. Indichiamo qui, a titolo esemplificativo e non esaustivo, alcuni aspetti introdotti dal GDPR che sottolineano il forte impatto sui processi aziendali e in particolare, sulla gestione documentale:
Separazione degli ambienti operativi
Il GDPR richiede una chiara distinzione tra gli ambienti di sviluppo, test e produzione per garantire la sicurezza dei dati personali. Questa separazione deve essere rigorosamente applicata sia nei processi interni all'azienda, sia nei processi gestiti da fornitori esterni, come nel caso di software gestionali che trattano dati sensibili. Cosa significa?
I dati reali non possono essere assolutamente utilizzati per test: è necessario usare dati anonimi o simulati negli ambienti di sviluppo e test, per evitare l’esposizione di informazioni sensibili.
“Isolare” gli ambienti operativi minimizza i rischi di eventuali accessi non autorizzati e violazioni e protegge i dati “core” da eventuali errori.
Separazione di database di contenuto e accesso
La separazione dei database dei contenuti da quelli di accesso è una pratica strategica che letteralmente “separa”, i “luoghi fisici e logici” in cui sono contenute le informazioni sensibili (anagrafiche, documenti, transazioni finanziarie etc.) dai “luoghi fisici e logici” in cui sono contenute le informazioni relative agli accessi ai dati, ad esempio, username e password. Questo tipo di approccio garantisce un sistema di sicurezza multi-livello, come quello utilizzato da Bit on Cloud.
Questo vuol dire che se un hacker forzasse il sistema di gestione degli accessi non avrebbe accesso diretto ai dati sensibili, perché il database fisico dei contenuti e quello di gestione degli accessi sono separati.
Crittografia avanzata
I dati sensibili, e di conseguenza i documenti aziendali, devono essere protetti in tutte le fasi del loro ciclo di vita, dalla trasmissione alla conservazione. L’implementazione di sistemi di crittografia end-to-end, come quelli di Bit on Cloud, garantisce che i dati rimangano illeggibili a chiunque non sia autorizzato ad accedervi, prevenendo violazioni durante il transito o la conservazione.
Un esempio di crittografia avanzata è l’autenticazione multi-fattore (MFA). Questo tipo di crittografia richiede agli utenti di confermare la propria identità utilizzando almeno due metodi distinti (ad esempio, l’inserimento della password e di un codice inviato via mail), riducendo drasticamente il rischio di accessi non autorizzati.
Accessi controllati
Ogni utente deve avere un account unico e con livelli di azione personalizzati, in base al proprio ruolo in azienda, evitando la condivisione di credenziali.
Questo aspetto, troppo spesso trascurato, è fondamentale per attribuire ogni azione a una persona specifica. In questo modo i dipendenti vengono educati a maneggiare con cura i dati, che rappresentano il vero tesoro dell’azienda e in caso di errori, è possibile identificare rapidamente la fonte del problema e intervenire per risolverlo.
Backup frequenti
I dati devono essere protetti da perdite accidentali tramite backup automatici, come quelli garantiti 24/7 da Bit on Cloud.
Dati sempre accessibili e trasferibili
Il GDPR prevede inoltre che i dati siano sempre accessibili e trasferibili, motivo per cui è fondamentale scegliere sistemi in grado di dialogare con altri software aziendali mediante API o web services.
Evolversi verso un archivio documentale efficiente e conforme alle normative non è solo una necessità, ma un vero e proprio investimento per il futuro dell’azienda. L’adozione di soluzioni digitali come Bit on Cloud permette di garantire sicurezza, accessibilità e conformità, trasformando la gestione documentale in un vantaggio strategico. Proteggere i dati aziendali, assicurare la compliance normativa e ottimizzare i processi significa non solo evitare rischi e sanzioni, ma anche migliorare la produttività e la collaborazione interna. In un contesto sempre più digitalizzato, scegliere strumenti adeguati è la chiave per un archivio documentale sempre disponibile, sicuro e pronto a supportare la crescita dell’azienda!