La gestione anagrafiche di clienti e studenti: suggerimenti utili per ottimizzare i processi di scuole e aziende

La cura delle anagrafiche per trasformare i dati in patrimonio aziendali

Una corretta gestione delle anagrafiche è uno dei fattori fondamentali che permette a una scuola privata o a un’azienda di “funzionare” correttamente e di offrire un servizio efficace, rapido ed efficiente.

Pensiamo a quanti errori possono essere generati da un’inadeguata gestione dei nostri studenti e dei nostri clienti. Fatture scorrette, messaggi inviati a indirizzi sbagliati, calcoli scorretti delle rette, errori nel processare gli ordini, nel pianificare consegne… e si potrebbe andare avanti all’infinito.

I fogli excel non sono sufficienti per gestire un patrimonio così’ “core” per il business aziendale.

In primo luogo perché sono particolarmente soggetti a errori umani che difficilmente poi possono essere rimediati: è infatti quasi impossibile ritrovare un errore se non nel momento in cui si verifica un problema - che a quel punto andrà gestito – con impatti spesso pesanti sulla soddisfazione del nostro cliente.

Ma il limite “invalicabile” dei fogli excel è che NON permettono di mettere in relazione i dati tra loro. Oggi il dato è fondamentale, perché sappiamo che una corretta gestione delle informazioni non solo riduce al minimo i margini di errori, ma permette alle aziende di “far tesoro” di un patrimonio informativo che guida le decisioni future e la pianificazione delle proprie strategie.

Il dato però di per sé, deve essere messo in condizione di “parlare”, deve essere messo in relazione ai nostri processi aziendali, sia interni che esterni. Potremmo paragonare i dati aziendali a una bellissima Ferrari che non dispone del motore. È il motore (il software gestionale), che permette alla Ferrari di correre veloce e di essere competitiva.

La gestione delle anagrafiche: fattori chiave di successo

La gestione delle anagrafiche aziendali deve prendere in considerazione sia le persone fisiche che l’archivio aziende, che comprende persone giuridiche quali imprese, società e professionisti. La scheda anagrafica inoltre non raccoglie solo i dati fondamentali di identificazione della persona o della azienda, ma anche tutte le informazioni di gestione associate, utili per le elaborazioni e la gestione delle pratiche di lavoro.

Questo ci permette di creare un flusso di lavoro chiaro, efficace, determinando in modo preciso tutte le relazioni che intercorrono tra la nostra azienda e il nostro studente, se si tratta di una scuola privata, o in generale cliente nel caso di una piccola e media impresa.

Disporre di un archivio completo, corretto e coerente di tutte le schede anagrafiche che vengono utilizzate ogni giorno, siano questi clienti, fornitori o collaboratori, ti consente infatti di lavorare velocemente e di sfruttare appieno tutte le funzionalità di Crm (Custom Relationship Managment) e mailing presenti nel tuo software gestionale.

Poniamo il caso che abbiate un nuovo corso della vostra scuola privata in partenza e che dobbiate promuoverlo solo su una certa tipologia di studenti presenti all’interno del vostro database. Un’accurata gestione delle anagrafiche vi permetterà di estrarre in pochi passaggi tutti i dati necessari alla promozione del vostro corso e di proporre il vostro servizio al target corretto.

Mettere i dati in relazione, significa anche poter sfruttare la possibilità di automatizzare i processi, liberando risorse che possono essere rimpiegate in altri ambiti operativi. Pensiamo all’importanza di automatizzare i messaggi collegati alle scadenze dei pagamenti, scadenze per iscrizioni a corsi o sessioni d’esame. Tutto parte dalla cura e dalla precisione nella gestione delle anagrafiche e dalla potenza del “motore” che connette le informazioni.

Cosa fare se non hai mai usato un software gestionale per la tua scuola privata o per la tua azienda

Una delle problematiche più frequenti quando si inizia a utilizzare un software gestionale è la frammentazione delle informazioni presenti in azienda. Fogli excel sparsi, anagrafiche duplicate o incomplete…

il lavoro iniziale è fondamentale per creare un flusso di lavoro coerente ed efficiente. La prima fase, collegata all’importazione dei dati deve essere guidata da un professionista, un consulente che supporti la nostra scuola o azienda nel comprendere come organizzare le informazioni e i dati aziendali, tenendo conto dell’obiettivo che si vuole raggiungere.

Di norma può essere utile mantenere il maggior numero di informazioni possibili che anche se allo stato attuale non sono state utilizzate, potrebbero essere fondamentali per il business aziendale del futuro.

Questo è uno dei punti fondamentali, perché un software gestionale apre una serie di potenzialità che prima potevano essere inesplorate. Per esempio, nel caso di una scuola privata, può essere utile sapere se una specifica scheda anagrafica (non necessariamente un genitore), è in relazione con altre attraverso un legame di parentela o una relazione di conoscenza. Questo facilita la ricerca di persone da contattare in caso di pratiche periodiche, emergenze, comunicazioni o semplicemente consente di identificare le persone che hanno titolo ad agire o a richiedere determinate informazioni/pratiche.

Estrapolare le informazioni con un software gestionale per scuole private e aziende

Una volta definiti, obiettivi, flusso di lavoro e gestite le anagrafiche, è fondamentale che il software gestionale permetta di estrapolare dati per fare delle verifiche (es. verifiche di pagamento delle rette scolastiche), creare connessioni tra i dati (ad esempio verificando in pochi click tutti gli studenti che hanno fatto assenze in un certo periodo) e fornire quindi le basi per analizzare eventuali correttivi e degli elementi per migliorare il nostro servizio. Ad esempio, potremmo comprendere che un certo corso erogato in un determinato periodo dell’anno provoca un aumento delle assenze degli studenti. Grazie all’analisi dei dati saremmo quindi in grado di effettuare delle analisi strategiche per migliorare il nostro servizio in futuro, cambiando per esempio il periodo in cui si svolge il corso oppure decidendo di trasformarlo in un corso on-line.

Ricordate, il software gestionale è il vostro motore, ma sta a voi azionare la chiave per farlo funzionare al meglio!